01
Rechnungseingang
Vom Briefkasten zur digitalen Freigabe: erfassen, prüfen, freigeben, verbuchen und zahlen. Der Prozess mit dem grössten Zeitgewinn.
3 – 6 WochenDigitalisierung für KMU · Deutschschweiz
Der Ordner im Keller ist nicht das Problem.
Der auf dem Pult schon.
Digitalisierung heisst nicht, alte Akten einzuscannen. Sie heisst, dass die Rechnung, die heute hereinkommt, nie ausgedruckt wird. Wir bauen Abläufe um — schrittweise, mit den Leuten, die sie ausführen.
Leistungen
Sechs Ansatzpunkte.
Wir sind kein Softwarehaus und verkaufen keine Lizenzen. Wir schauen, was Sie schon haben — meistens mehr, als genutzt wird — und ergänzen nur, wo es nötig ist.
02
Dokumentenablage
Eine Struktur, die alle verstehen, mit Suchfunktion statt Ordnerlabyrinth. Klingt banal, ist der häufigste Grund für verlorene Zeit.
2 – 4 Wochen03
Verträge & Unterschriften
Elektronische Signatur nach Schweizer Recht, inklusive der Frage, wann eine qualifizierte Signatur nötig ist und wann nicht.
2 Wochen04
Rapporte & Stunden
Für Handwerks- und Servicebetriebe: Erfassung auf dem Telefon statt auf dem Zettel, direkt in die Fakturierung. Amortisiert sich meist in Monaten.
4 – 8 Wochen05
Archivierung
Revisionssichere Aufbewahrung nach GeBüV, mit den richtigen Fristen und einer Lösung, die auch in zehn Jahren noch lesbar ist.
3 Wochen06
Schulung
Der Teil, an dem die meisten Projekte scheitern. Wir schulen in kleinen Gruppen und begleiten die ersten zwei Wochen im Alltag.
laufendVorgehen
Vier Regeln, die wir einhalten.
Ein Prozess auf einmal
Wir digitalisieren nie den ganzen Betrieb gleichzeitig. Ein Prozess, sechs Wochen, dann der nächste. So bleibt der Betrieb arbeitsfähig.
Mit den Leuten, nicht über sie
Wer einen Ablauf seit zwölf Jahren ausführt, kennt die Ausnahmen. Genau die bringen jede Software zum Scheitern, wenn man sie nicht kennt.
Bestehendes zuerst
Die meisten KMU haben Software, deren Funktionen zur Hälfte ungenutzt sind. Bevor wir etwas Neues kaufen, schauen wir dort.
Rückweg offen halten
Solange ein neuer Ablauf nicht stabil läuft, bleibt der alte verfügbar. Kein Projekt, bei dem am Montag alles anders sein muss.
Recht
Papier wegwerfen — wann darf man das?
„Digitalisierte Belege sind in der Schweiz zulässig, wenn Integrität und Lesbarkeit über zehn Jahre gesichert sind. Das ist die ganze Bedingung — und der ganze Aufwand.“
Die Geschäftsbücherverordnung erlaubt elektronische Aufbewahrung ausdrücklich. Entscheidend ist, dass Dokumente nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können und über die ganze Frist lesbar bleiben. Bei den meisten Belegen ist das mit einem sauberen System problemlos machbar. Ausnahmen gibt es — Originalurkunden, gewisse Verträge und Zollbelege. Wir sagen Ihnen, was Sie behalten müssen.
10
Jahre
Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Belege. Für Grundstücke teils länger.
GeBüV
Massgebend
Regelt die elektronische Aufbewahrung. Integrität und Lesbarkeit sind die zwei Bedingungen.
Ausnahmen
Bleiben
Originalurkunden und einzelne Dokumente müssen physisch bleiben. Wir listen sie für Ihren Betrieb auf.
Treuhand
Einbinden
Ihre Treuhandstelle muss mitspielen — wir klären das vorher, nicht nachher.
Preise
Was es kostet.
Wir arbeiten nach Aufwand mit vereinbarter Obergrenze pro Etappe. Software- und Lizenzkosten kommen dazu und gehen direkt an den Anbieter.
| Etappe | Aufwand | Richtpreis |
|---|---|---|
| Standortbestimmung | 1 Tag | CHF 1'600 |
| Rechnungseingang digital | 6 – 12 Tage | CHF 9'000 – 19'000 |
| Dokumentenablage | 4 – 8 Tage | CHF 6'400 – 12'800 |
| Rapportierung mobil | 8 – 15 Tage | CHF 12'000 – 24'000 |
| Schulung & Begleitung | pro Tag | CHF 1'600 |
| Softwarelizenzen | laufend | direkt beim Anbieter |
Wir erhalten von keinem Softwareanbieter Provisionen. Das ist der Grund, warum wir Ihnen manchmal empfehlen, gar keine neue Software zu kaufen.
Fragen
Häufig gefragt.
In den seltensten Fällen. Altbestände lohnen sich fast nie — sie werden kaum je gesucht. Wir digitalisieren, was neu hereinkommt, und lassen das Archiv, wie es ist.
Das ist der häufigste Grund für gescheiterte Projekte und deshalb Teil unserer Arbeit. Wir binden die betroffenen Personen von Anfang an ein — wer mitgestaltet hat, blockiert selten.
Kommt auf den Anbieter und den Standort an. Für Schweizer KMU empfehlen wir meist Rechenzentren in der Schweiz — nicht aus Prinzip, sondern weil es Fragen mit Kunden und Datenschutz vereinfacht.
Beim Rechnungseingang meist in ein bis zwei Jahren, bei mobiler Rapportierung oft in unter einem Jahr. Bei der Dokumentenablage ist der Gewinn real, aber schlecht messbar — dort geht es um Nerven, nicht um Franken.
Das ist unsere ausdrückliche Empfehlung. Ein Prozess pro Etappe, dazwischen Zeit zum Ankommen. Alles auf einmal überfordert jeden Betrieb unter fünfzig Mitarbeitenden.
Kontakt
Zeigen Sie uns einen Tag im Betrieb.
Bei einer Standortbestimmung sehen wir, wo Papier tatsächlich Zeit kostet. Danach schlagen wir eine erste Etappe vor — und sagen, was sie bringt.
Wir arbeiten in der Deutschschweiz, überwiegend vor Ort. Für laufende Fragen sind wir telefonisch erreichbar, ohne Ticketsystem und ohne Wartezeit.
- BüroRathausgasse 18, 5000 Aarau
- Telefon+41 62 000 00 00
- E-Mailberatung@aktenlos.ch
- Montag – Freitag08.00 – 17.30
- Standortbestimmungmeist innert 2 Wochen
- Supportwährend Einführungen täglich